Personne adjointe bilingue - Bureau régional du Manitoba

On invite les personnes intéressées à poser leur candidature au poste bilingue de personne adjointe pour travailler à partir du bureau régional du Manitoba, situé à Winnipeg au Manitoba.

Sous supervision générale, la personne adjointe aide au fonctionnement au quotidien du bureau et offre du soutien administratif et de bureau, y compris, mais sans s’y limiter : le traitement de texte, la diffusion de l’information et l’établissement des priorités. 

• Coordonner des conférences, des ateliers, des réunions et des rendez-vous, ce qui peut inclure l’inscription des participantes et participants, au besoin; assister aux réunions et aux conférences et rédiger les procès-verbaux, au besoin; photocopier et assembler le matériel et les documents. 
• Produire et préparer le matériel pour les conférences, ateliers, réunions, etc., et, au besoin, maintenir un stock de matériel courant. 
• Maintenir des systèmes de classement précis (électroniques et papier), y compris l’archivage et la disposition, au besoin; maintenir en ordre et à jour les documents de référence pour les bibliothèques, les dossiers, les listes d’envoi et les contacts. 
• Participer, au besoin, au fonctionnement du bureau : maintenir un stock approprié de fournitures, de matériel, d’équipement et d’ameublement de bureau; traiter et vérifier les commandes; surveiller la sécurité du bureau et les systèmes d’urgence; surveiller les installations (les permis de stationnement, l’éclairage, les clés), et lorsque les installations appartiennent au SCFP, cela inclurait d’assurer l’entretien de l’immeuble. 
• Aider à l’orientation pour les personnes employées en ce qui concerne les politiques 
• de bureau, les procédures et l’équipement. 
• Créer ou maintenir, mettre à jour, effectuer des recherches, extraire de l’information 
• et produire des rapports à partir de diverses bases de données, au besoin. 
• Recevoir, vérifier et traiter les factures pour paiement et soumettre une autorisation 
• de chèque, au besoin. 
• Surveiller les dépenses de la petite caisse, maintenir les reçus et registres adéquats aux fins de la comptabilité et voir à ce que le fonds de la petite caisse soit réapprovisionné au moment opportun, au besoin. 
• Diffuser l’information comme il convient et, au besoin, afficher l’information la plus actuelle sur le site Web.  
• Fournir de l’aide de relève à d’autres membres du personnel, au besoin. 
• Effectuer d’autres tâches connexes, qui peuvent lui être assignées. 

COMPÉTENCES REQUISES

• Deux ans d’expérience de travail pertinente, idéalement dans un environnement syndical;  
• Diplôme d’une école de commerce ou d’un collège communautaire dans un programme pertinent, ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience;  
• Une connaissance générale : 
  • des politiques et procédures administratives;  
  • de la structure politique et organisationnelle du SCFP;  
  • des techniques de recherche sur Internet;  
  • des bases de données et de la gestion des données;  
  • de la comptabilité de base, de la tenue de livres ou des mathématiques des affaires; 
  • des objectifs opérationnels axés sur les rôles, au besoin. 
• Une capacité à : 
  • parler et écrire à un niveau supérieur à la moyenne en anglais et en français;  
  • communiquer de manière efficace, respectueuse et coopérative avec le public, tous les membres du personnel, les membres, les sous-traitants, etc.;  
  • effectuer des fonctions mathématiques de base;  
  • travailler avec un minimum de supervision;  
  • assurer la confidentialité;  
  • respecter les échéances et établir les priorités tout en travaillant dans un environnement où la pression est forte;  
  • travailler avec un haut degré de précision;  
  • faire preuve de bonnes compétences organisationnelles;  
  • résoudre les problèmes, déceler et corriger les différences, et suivre les directives, s’il y a lieu;  
  • utiliser un clavier ou saisir du texte à un rythme de 50 mots par minute; 
  • utiliser la suite Microsoft Office avancée et apprendre de nouveaux logiciels.