On invite les personnes qualifiées à poser leur candidature au poste temporaire bilingue de commis de bureau, pour travailler à la direction des ressources humaines, au bureau national du Syndicat canadien de la fonction publique, situé à Ottawa (Ontario).
Sous la direction de la personne agente administrative au régime de retraite, la personne candidate retenue offrira un soutien continu à tout le personnel de l’administration du régime de retraite et à la personne secrétaire-archiviste au sein du Conseil de fiducie mixte et elle aidera dans l’organisation des séminaires de préparation à la retraite, la préparation de rapports, le classement de dossiers et les projets de communication des membres du régime.
DESCRIPTION DE TÂCHES
Les personnes candidates devront posséder une très bonne connaissance du travail général de bureau et être capable de s’acquitter de diverses tâches, dont les suivantes, avec précision et un minimum de surveillance :
- Préparer, rédiger, saisir le texte, réviser et traiter des documents jusqu’à leur achèvement et, au besoin, faire traduire divers documents pouvant comprendre : la correspondance, des rapports, des ententes, des propositions, des manuels de référence, des présentations, des communiqués de presse, des formulaires et d’autres documents, et, au besoin, les faire traduire. Effectuer le suivi, au besoin.
- Exécuter des fonctions générales liées au courrier et aux courriels, y compris la réception, le traitement, la réponse ou l’envoi du courrier entrant, et cela peut nécessiter le traitement du courrier sortant et des livraisons par messagerie.
- Réaliser des fonctions d’enregistrement, de collecte, de traitement et de diffusion de l’information, lesquelles peuvent inclure : la prise de notes lors des réunions et la rédaction des procès-verbaux, au besoin; la collecte et l’entrée des données et la mise à jour des bases de données; les recherches et les demandes de données et la production de rapports; le partage d’information sur les processus, les politiques et les procédures avec d’autres personnes employées; et la diffusion d’information manuelle ou par voie électronique, y compris la mise à jour de l’information sur le site Web, au besoin.
- Effectuer les tâches de réceptionniste, notamment répondre aux demandes par téléphone ou les diriger aux membres du personnel appropriés; recevoir et accueillir les visiteurs; respecter les procédures de sécurité, diriger les visiteurs vers les personnes membres du personnel appropriées ou le lieu adéquat; ouvrir et fermer le standard téléphonique; et orienter les membres du personnel de la réception, au besoin.
- Exécuter des fonctions de classement en utilisant des systèmes de classement manuels ou électroniques, en mettant à jour des manuels de référence et en faisant l’archivage, au besoin.
- Effectuer des fonctions de planification, dont : l’organisation des déplacements et de l’hébergement, la coordination des conférences, des ateliers, des réunions, des rendez-vous et, au besoin, de l’inscription des participantes et participants et la collecte des frais d’inscription; la mise à jour des calendriers; et l’assemblage et la préparation des documents pour les réunions.
- Faire fonctionner les équipements de bureau et voir à ce qu’ils soient maintenus en bon état.
- Maintenir un stock approprié de fournitures de bureau ou de matériel, et traiter et vérifier les commandes, au besoin.
- Offrir de l’aide et un soutien de relève à d’autres membres du personnel, au besoin.
- Effectuer d’autres tâches connexes, tel qu’elles seront affectées.
COMPÉTENCES REQUISES
- Un à trois ans d’expérience fonctionnelle pertinente (administration des pensions).
- De fortes habiletés en communication, organisation, analyse et en service à la clientèle.
- Une connaissance de WordPress (outil de création de sites Web), PowerPoint et le logiciel Avanti ou autre SIRH serait un atout.
- Une connaissance générale :
- des politiques et procédures administratives;
- et une compréhension des valeurs et principes syndicaux;
- de la structure politique et organisationnelle du SCFP;
- des techniques de recherche sur Internet;
- des bases de données et de la gestion des données.
- Une capacité à :
- parler et écrire à un niveau supérieur à la moyenne en anglais et en français;
- communiquer de manière efficace, respectueuse et coopérative avec le public, tous les membres du personnel, les membres, les sous-traitants, etc.;
- travailler efficacement et en collaboration dans un environnement d’équipe diversifié et inclusif.
- exercer des fonctions mathématiques de base;
- travailler avec un minimum de supervision;
- assurer un haut niveau de confidentialité;
- respecter les échéances et établir les priorités tout en travaillant dans un environnement où la pression est forte;
- travailler avec un haut degré de précision;
- faire preuve de bonnes compétences organisationnelles;
- résoudre les problèmes, déceler et corriger les différences, et suivre les directives, s’il y a lieu;
- utiliser un clavier ou saisir du texte à un rythme de 50 mots par minute;
- utiliser la suite Microsoft Office avancée et apprendre de nouveaux logiciels.
LES CONDITIONS D’EMPLOI sont prévues dans la convention collective entre le SCFP et la section locale 491 du SEPB.
L’ÉCHELLE SALARIALE HEBDOMADAIRE : 1 424,97 $ à 1 451,22 $ (plus une prime de bilinguisme de 7 %)
Les personnes intéressées doivent faire parvenir une lettre de présentation et leur curriculum vitae à jour à rh@scfp.ca au plus tard le 19 juin 2024.
Le SCFP s’engage à offrir un milieu de travail inclusif, respectueux, accessible, sain et équitable à tous les paliers de son organisme. Nous nous engageons à établir une main-d’œuvre qualifiée qui reflète la diversité de la population et des communautés dans lesquelles nous vivons et que nous servons. Le SCFP encourage les candidatures des membres qualifiés des cinq (5) groupes d’équité désignés : les femmes, les Autochtones, les Noirs et les personnes racisées, les personnes handicapées et les personnes 2ELGBTQI+. Sur demande et à toutes les étapes du processus de recrutement ou de sélection, nous fournirons des accommodements raisonnables aux personnes en situation de handicap temporaire ou permanent. Veuillez communiquer avec le service des ressources humaines pour demander un accommodement si nécessaire, à rh@scfp.ca.