Négociation d’avantages sociaux – Allocations pour frais d’automobile

Introduction

Beaucoup d’employeurs exigent que les membres du SCFP utilisent leur propre véhicule pour s’acquitter des devoirs et responsabilités reliés à leur travail. Le SCFP ne recommande pas l’utilisation des véhicules personnels pour les activités reliées au travail, car les problèmes de responsabilité peuvent être importants pour les membres, surtout lorsque les passagers sont des enfants. Il arrive aussi que les remboursements versés par l’employeur pour l’utilisation d’un véhicule personnel ne couvrent pas entièrement les frais de propriété et d’exploitation d’une voiture.

Le but du présent document est de fournir aux membres, aux équipes de négociation et au personnel du SCFP de l’information sur la négociation de clauses relatives à l’utilisation d’un véhicule personnel pour le travail. On discutera de certains pièges dans les clauses négociées qui pourraient amener l’Agence de revenu du Canada (ARC) à considérer les allocations de voiture comme un revenu imposable. Pour éviter ces pièges, la clause modèle contient une formulation spécifique précisant que les allocations de voiture payées aux membres du SCFP doivent respecter les limites de ce que l’ARC considère comme un avantage non imposable.

Négociation d’une clause de « non-utilisation des véhicules personnels »

Le SCFP ne recommande pas l’utilisation des véhicules personnels au travail pour plusieurs raisons. Premièrement, les problèmes de responsabilité peuvent être importants, surtout lorsque les membres doivent transporter des enfants, par exemple dans le cas des travailleurs de protection de l’enfance.

Deuxièmement, les allocations de voiture payées par l’employeur aux membres pourraient ne pas couvrir entièrement les coûts associés à la propriété et à l’exploitation d’un véhicule – usure, amortissement, entretien, pneus, assurance, permis et immatriculation, frais de financement et coût de l’essence, celui-ci étant élevé depuis quelques temps. Et troisièmement, en cas d’accident, l’employé devrait payer à l’assureur les coûts associés à une ou plusieurs franchises. Dans le pire des cas, le véhicule d’un employé pourrait même être déclaré perte totale.

Comme nous l’avons souligné précédemment, le SCFP ne recommande pas l’utilisation des véhicules personnels pour le travail. La clause recommandée ci-dessous oblige l’employeur à fournir un véhicule aux travailleurs pour les tâches reliées au travail, sans frais pour le travailleur :

Aucun employé d’une unité de négociation ne sera tenu d’utiliser son véhicule personnel pour s’acquitter des tâches et activités reliées à son travail. L’employeur fournira aux employés de l’unité de négociation un véhicule, sans frais pour les employés, lorsque ceux-ci en auront besoin pour s’acquitter des tâches et activités reliées à leur travail.

Vous pourriez aussi songer à négocier une clause qui oblige l’employeur à assumer le coût de l’essence et de l’huile, ainsi que les frais d’entretien, y compris un service de remorquage illimité en cas de panne, crevaison ou bris mécanique exigeant des réparations pendant que le véhicule est en possession du travailleur. On peut également envisager une clause exigeant que l’employeur fournisse aux travailleurs une carte de crédit, ou que les travailleurs présentent des reçus pour le remboursement du carburant ou d’autres frais.

Les frais prévus dans la loi doivent aussi être payés par l’employeur, comme les essais de contrôle des émissions exigés pour obtenir l’immatriculation et les plaques du véhicule, ou les pneus d’hiver obligatoires, comme au Québec.

Songez aussi à des clauses exigeant que l’employeur assume tous les frais de « perte de jouissance », comme les frais de taxi et de location de voiture, si le véhicule personnel du travailleur a besoin de réparations. Certaines polices d’assurance offrent une couverture pour « perte de jouissance ». Envisagez une clause qui oblige l’employeur à payer tous les frais découlant d’une « perte de jouissance » ou qui exige de l’employeur qu’il rembourse aux employés le plein montant des frais découlant d’une « perte de jouissance » sur présentation d’une preuve d’achat (c.-à-d. de reçus).

La clause doit aussi préciser clairement que l’employeur assumera les frais associés aux franchises, aux dommages, au vandalisme et à la « perte de jouissance », peu importe que l’employé ait causé l’accident de voiture ou y ait contribué.

Conseil utile :

Si l’employeur refuse d’assumer les frais associés à la propriété et à l’exploitation d’un véhicule, demandez-lui de fournir un formulaire d’impôt sur le revenu T2200, Déclaration des conditions de travail. Le formulaire T2200 permet aux travailleurs de déduire les frais d’emploi, y compris ceux des véhicules, de leur revenu. Mais l’employeur doit d’abord remplir le formulaire.

Négociation d’allocations de kilométrage

Dans certains lieux de travail, avoir accès à un véhicule personnel pour le travail est une condition d’emploi inscrite dans la convention collective. Les unités de négociation qui sont dans cette situation pourraient négocier des remboursements pour les frais de propriété et d’exploitation d’un véhicule pour le travail, si une telle clause n’est pas déjà dans la convention collective.

Les montants maximums remboursables pour l’exploitation d’un véhicule personnel pour le travail, aussi appelés « taux de kilométrage », sont établis par le ministère des Finances du Canada et publiés chaque année en décembre.

Pour être considéré comme un avantage non imposable, le taux de kilométrage négocié de votre unité de négociation doit répondre aux critères établis par le ministère des Finances et par l’Agence de revenu du Canada pour déterminer si une allocation de véhicule est imposable ou non. Ces critères sont respectés par la négociation d’un taux par kilomètre qui tient compte des plafonds imposés par le ministère des Finances du Canada.

La clause recommandée qui suit oblige l’employeur à indemniser les membres de l’unité de négociation au taux maximum établi par le ministère des Finances :

Les employés de l’unité de négociation qui doivent utiliser leur véhicule personnel pour le travail sont indemnisés pour tous les kilomètres effectués pour le travail selon le plafond de déduction des frais d’automobile et les taux des avantages relatifs à l’utilisation d’une automobile pour les entreprises, publié annuellement par le ministère des Finances du Canada.

/>En cas d’augmentation du taux de kilométrage selon le plafond de déduction des frais d’automobile et les taux des avantages relatifs à l’utilisation d’une automobile pour les entreprises pendant la durée de la convention collective, les employés de l’unité de négociation seront remboursés au nouveau taux de kilométrage maximum dans la période de paie qui suivra la publication du taux révisé./>

Selon l’Agence de revenu du Canada (ARC), une allocation pour automobile est imposable, à moins qu’il s’agisse d’une allocation par kilomètre raisonnable. L’ARC considère qu’une allocation raisonnable équivaut au taux de kilométrage maximum.

Conseil utile :

Le taux maximum pour 2009 pour toutes les provinces est de 52 cents le kilomètre pour les 5 000 premiers kilomètres parcourus et de 46 cents pour chaque kilomètre additionnel. Le taux maximum pour 2009 pour le Territoire du Yukon, les Territoires du Nord-Ouest et le Nunavut est de 56 cents pour les 5 000 premiers kilomètres parcourus et de 50 cents pour chaque kilomètre additionnel.

Il n’est pas interdit aux employeurs de payer plus que le taux maximum. Mais il incombe tant à l’employeur qu’aux travailleurs de justifier un taux plus élevé que celui prescrit par le ministère des Finances du Canada. Si le taux par kilomètre plus élevé peut être justifié, l’allocation de voiture peut être considérée comme un revenu non imposable. Les équipes de négociation doivent songer à donner des conseils sur la négociation de taux excédant le plafond avant le début des négociations.

Un argument convaincant que l’on peut faire valoir à l’employeur pendant les négociations est que le taux de kilométrage négocié doit être équivalent au plafond établi par le ministère des Finances du Canada. En effet, les allocations de voiture qui sont moins ou plus élevées que le plafond sont jugées « déraisonnables » par l’ARC et sont imposées, bien que nous n’ayons jamais entendu parler d’une telle situation.

Négociation d’une clause d’indexation

L’avantage d’une clause d’indexation est qu’elle prévoit des ajustements plus fréquents au taux de kilométrage en fonction des variations de l’Indice des transports privés (ITP) de votre province. L’ITP est une composante de l’Indice des prix à la consommation (IPC) et est publié chaque mois.

L’Indice des prix à la consommation (IPC) est une mesure des variations des prix des biens et services achetés par les Canadiens. Il est l’indicateur des variations de prix le plus largement utilisé au Canada. Les huit composantes de l’IPC sont les suivantes : aliments; logement; dépenses courantes, ameublement et équipement du ménage; habillement et chaussures; transports; santé et soins personnels; loisirs, formation et lecture; et boissons alcoolisées et produits du tabac.

Vous aurez besoin des renseignements suivants pour calculer les ajustements au kilométrage en fonction des variations de l’Indice des transports privés de votre province :

• Le taux maximum de kilométrage inclus dans votre convention collective actuelle.
• Le dernier Indice des transports privés de votre province publié par Statistique Canada. ( vous pouvez trouver l’indice en ligne)

Nous utiliserons l’ITP pour le Manitoba pour la période comprise entre avril 2008 et avril 2009 (sur douze mois) comme exemple de la façon de calculer les ajustements au taux de kilométrage.