A - Tâches des syndics
Les syndics agissent comme vérificateurs internes. Leur principale tâche est de déceler toute fraude ou utilisation abusive des fonds syndicaux. Leur deuxième fonction consiste à vérifier que le travail du secrétaire-trésorier est fait selon les règles et de suggérer des façons d’améliorer le traitement des affaires financières de la section locale.
Pour ce faire, les syndics doivent vérifier les activités du secrétaire-trésorier tous les six mois et faire rapport des résultats de leur vérification aux membres, copie de leur rapport étant adressée au bureau de la secrétaire-trésorière nationale, à Ottawa.
Plus précisément, les syndics ont les responsabilités suivantes :
a) Vérification
Les syndics doivent vérifier les points suivants :
- Les contrôles financiers adéquats, décrits à la section 2 du Guide de l’agent financier, sont en place et utilisés.
- Le grand livre est à jour et rempli correctement.
- L’état des revenus et dépenses de la période sous examen a été dûment rempli.
- Les conciliations bancaires mensuelles ont été effectuées comme il se doit.
- Les revenus projetés suffisent pour couvrir les dépenses projetées.
- Tout surplus est investi adéquatement.
- L’inventaire de l’équipement et des fournitures est à jour.
- La couverture d’assurance de la section locale suffit pour couvrir le remplacement de l’équipement répertorié dans l’inventaire.
- Tous les changements aux règlements de la section locale ont été approuvés par le SCFP.
b) Rapport
- Remplir le Programme de vérification des syndics.
- Élaborer des recommandations pour corriger tout problème décelé durant la vérification.
- Envoyer une copie du rapport au bureau de la secrétaire-trésorière nationale, à Ottawa.
- Remettre aux membres des exemplaires du rapport des syndics en faisant un rapport verbal au cours duquel toute recommandation visant une modification de procédure sera soulignée.
- Demander de l’aide en cas de difficulté durant la vérification ou en cas de suspicion de malhonnêteté.
B - Procédure de vérification
a) Rassembler la documentation
Avant de commencer la vérification, les syndics doivent obtenir les documents suivants du secrétaire-trésorier de la section locale pour la période sous-examen :
- rapport du secrétaire-trésorier aux syndics
- formulaires de capitation
- grand livre
- relevés de banque
- comptes de dépenses
- chèques annulés
- livret de banque
- bordereaux de dépôts
- listes de précompte
- formulaires de rapports du syndic
- formulaires d’état des revenus et dépenses
- livre des procès-verbaux (pour vérifier les autorisations touchant toute dépense non routinière)
- talons de chèque de l’employeur
- livret de reçus
- tout affichage de poste durant la période
- tous les formulaires T-4 (dans le cas d’une vérification portant sur les six mois se terminant le 31 décembre)
Vous devriez également avoir :
- une calculatrice et du papier
- des crayons
- une règle
- du papier brouillon
- un stylo rouge (pour les totaux)
Le secrétaire-trésorier doit remplir un « Rapport du secrétaire-trésorier aux syndics » . Ce formulaire permet de consolider l’information contenue dans les rapports mensuels du trésorier pour la période sous-examen.
C - Recommandations des syndics
Les syndics font plus que simplement vérifier toutes les dépenses de fonds par la section locale.
Une grande partie du travail de vérification consiste à voir si les contrôles financiers adéquats sont en place. Les syndics sont utiles aux sections locales dans la mesure où ils font rapport aux membres et émettent des recommandations. Pour les aider en ce sens, le SCFP a élaboré une série de « recommandations proposées » . Ces suggestions portent sur des recommandations que les syndics pourront trouver utiles s’ils s’inquiètent de certains problèmes décelés durant la vérification.
Le SCFP a élaboré un « Programme de vérification des syndics » pour guider ceux-ci dans le processus de vérification (voir page suivante).
En suivant les étapes décrites dans le programme, les syndics peuvent mener une vérification complète des livres d’une section locale.
D - Vérifications problématiques
Les syndics doivent parfois faire face à l’absence de certains documents ou de chèques, à des livres mal tenus qui ne balancent pas, etc. Les syndics ne peuvent effectuer une vérification tant et aussi longtemps qu’ils n’auront pas trouvé toute la documentation nécessaire ni compris exactement comment le secrétaire-trésorier a documenté chacune des transactions du grand livre.
S’il manque des documents, demandez au secrétaire-trésorier de vous les fournir. Si vous ne les recevez toujours pas, communiquez avec votre représentant du SCFP et expliquez-lui le problème. Si vous ne pouvez pas bien comprendre la tenue de livres du secrétaire-trésorier, demandez-lui de vous expliquer comment il a traité chaque transaction que vous n’avez pas comprise. Si vous trouvez les explications raisonnables et qu’il n’y a aucune preuve de manipulation de chèque ou de facture, acceptez les explications et faites des recommandations pour améliorer la tenue de livres. Si vous entretenez toujours des doutes, communiquez avec votre représentant.
Si vous trouvez des preuves de fraude, comme des retraits inexpliqués, des signatures forgées, de faux comptes de dépenses, etc., communiquez immédiatement avec votre représentant et avec le service de la comptabilité du SCFP à Ottawa. Conservez toute preuve de fraude et donnez-la à celui des syndics qui sera responsable de la remettre à la police ou au service de la comptabilité. Assurez-vous que personne n’a accès aux preuves afin d’éviter toute manipulation ou destruction. Ne discutez de vos conclusions avec personne d’autre que les autres syndics, la police, votre représentant ou le vérificateur du SCFP. Si vous êtes sur la piste d’un voleur, il est important de ne pas l’alerter. De même, il serait terrible de noircir la réputation de quelqu’un si vos doutes se révélaient non fondés.
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